カイポケ『ケア連携』でケアマネージャーの業務改善・毎月の発送事務がほぼゼロに|ケアマネICT化

介護保険居宅介護支援事業所(ケアマネージャー事業所)がカイポケを導入すると、使える機能ケア連携

このケア連携機能、カイポケさん自体があまり広報できていないのですが、導入するとバツグンにケアマネージャー事業の効率化に貢献してくれました。

2021年(令和3年)制度改正でケアマネの件数増(逓減条件の緩和)を考えられている方は、ICT化のファーストチョイスだと考えます。

2020年6月の記事を一部再編集しております。

カイポケ『ケア連携』でケアマネージャーの業務改善・毎月の発送事務がほぼゼロに|ケアマネICT化
カイポケ『ケア連携』でケアマネージャーの業務改善・毎月の発送事務がほぼゼロに|ケアマネICT化

月末の『提供票一斉送付』がワンクリック

何より大きいのが、これです。提供票の一括送付

初期設定さえ終われば、ホントにボタン1つです。『月末はケアマネージャーみんなで提供票詰込み作業に半日』というのが標準的じゃないでしょうか?それがワンクリックになります。

カイポケ『ケア連携』でケアマネージャーの業務改善・毎月の発送事務がほぼゼロに|ケアマネICT化

図にもある通り、監査対応やプライバシー配慮まで含めると、提供票の送付には結構な工程(印刷・仕分け・発送など)が存在します。工程が多ければ多いほど、ミスの起きる可能性が膨らみます。そんな工程が月末に集中するのですから、負担は非常に大きく、比例してミスも増えます。

サービス計画など各種の書類送付もワンクリック

提供票一括送付以外でも様々な書類が送付できます。

☆ケア連携で送付できる資料(相手がカイポケでなくても可)

提供票(個別送付も可能です)
居宅サービス計画(押印無しの物)
アセスメントシートの概要・担当者会議の要点

ちなみに相手がカイポケの場合は、当然『実績の取込』も可能です。弊社は社内ヘルパーステーション・福祉用具貸与がありますが、この社内分を吸収できるだけでも楽です。

初期設定はメールアドレス集め+カイポケへの登録

初期設定は、サービス事業所のメールアドレスを集める作業と、それをカイポケケア連携に登録する作業です。

これは少々手間ではあります。特に、カイポケ登録作業については、メールアドレスがあるのにFAXをかませないと出来ない、システム会社にあるまじき仕様となっており、不毛感もあります。

ただ、標準のやり方では紹介されない一工夫を入れれば、作業量も激減し2~3時間×数日(サ事業所数による)で完了できるかと思います。

ケアマネさんがこう言った機能で事務を削減していければ、ケア向上にも待遇向上にもなります。

先方にはどうデータが送られるか

ケア連携で送付ボタンを押すと、サービス事業所側の登録メールアドレスにダウンロードリンクが送られます。これがまた非常に合理的です。

ケアマネ側で、カイポケ上でクリック → カイポケサーバより自動メール配信 → サービス事業所がメール受信 → サービス事業所側で、メール内のリンクをクリック

上記はもはや書く必要もないでしょうかね。オートマチックです。

※技術としては10年以上前から普通に普及しているもので、介護業界のシステムが異常に遅れているだけで、他業界のシステムでは当たり前の仕様です。

ダウンロードリンクをメール送付する方式は、以下のような効用があります。個人的には、個人情報報後の観点からはFAXよりも安全だと思います。(現場レベルでの情報漏洩事故の多くは印刷物の紛失が原因になるので、そもそも印刷しないダウンロードリンク方式の方が優位)

☆メール添付ファイルではなく、誤送信が無い

☆受け側は、何度でもダウンロードできる

☆履歴が残るので送付記録がお互いに不要

1回だけ初期作業を頑張って、楽になりませんか?月末月初が阿鼻叫喚から笑顔になります。


上記の一工夫はオンラインセミナーとしてもご紹介しています。カイポケセミナーをご覧ください!(セミナー情報はコチラのページ

また弊社で導入支援(人員派遣・各種導入事務受託)も行っております。詳細は介護経営支援サービスのページをご覧ください。

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    社長・小林知久|株式会社イコール

    小林知久 / Kobayahasi Tomohisa

    株式会社イコール代表取締役。早稲田大学卒業後、24歳の時に母親の創業に加わり設立事務を担当。その後、地元市議会議員を8年、NPO法人の設立運営、デザイン会社の設立運営、青年会議所でのイベント運営・災害支援・東京都会長などに携わる。2016年より代表取締役。組織マネジメント、ICTと運営効率化、行政・法務など、実学を中心に実践しながら研究。2007年に始めたwordpressの試行錯誤が趣味。詳細プロフィールはコチラ

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